Centrum społeczne prowadzące działania sąsiedzkie, warsztaty i lokalne wydarzenia przez długi czas komunikowało się z uczestnikami na wiele różnych sposobów jednocześnie. Informacje pojawiały się równolegle na Facebooku, w mailach, grupach komunikatorów i SMS-ach. Dla zespołu wydawało się to wygodne i „bezpieczne”, bo zwiększało szansę, że wiadomość do kogoś dotrze. W praktyce zaczęły jednak pojawiać się problemy: uczestnicy gubili terminy, nie wiedzieli, która informacja jest aktualna, część osób przychodziła o złej godzinie albo nie widziała zmian organizacyjnych.
Najbardziej widoczne stało się to podczas działań kierowanych do osób starszych i uczestników mniej regularnie korzystających z internetu. Niektóre osoby śledziły tylko SMS-y, inne korzystały wyłącznie z Facebooka, część czytała maile kilka dni później. Każda zmiana wymagała więc powielania komunikatów w kilku miejscach jednocześnie, a mimo tego chaos informacyjny dalej narastał.
Po analizie zgłoszeń i rozmowach z uczestnikami zespół zdecydował się uprościć cały system komunikacji. Każda grupa otrzymała jeden główny kanał kontaktu. W przypadku seniorów był to telefon i SMS, dla części grup warsztatowych mail, a dla działań sąsiedzkich zamknięta grupa komunikacyjna. Ograniczono też długość wiadomości organizacyjnych. Zamiast kilku akapitów zaczęły pojawiać się krótkie komunikaty zawierające tylko najważniejsze informacje: termin, miejsce, godzina i jedna osoba do kontaktu.
Zmiana nie wymagała nowej platformy ani dodatkowych kosztów, ale wyraźnie poprawiła orientację uczestników. Zespół zauważył też, że mniej czasu zaczęło zajmować odpowiadanie na powtarzające się pytania organizacyjne.